La cita se fijó el 23 de octubre de 1940 en la estación de tren de la localidad fronteriza de Hendaya. Su inicio estaba previsto para las 15:00 horas, pero el caudillo español llegó con ocho minutos de retraso, lo que irritó al líder alemán.Alrededor de la mesa se sentaron, además de Hitler y Franco, los ministros de asuntos exteriores de ambos países, Von Ribbentrop y Serrano Suñer. Junto a ellos, los traductores: Gross y el barón De las Torres.