Esto me recuerda una lectura que me ayuda cada día a centrarme en el tiempo de trabajo para poder disfrutar de lo que es realmente importante.
M&M´s y el origen de la falta de productividad.
En los tiempos que corren, toca hablar más que nunca de productividad. Para ello, han sido muy efectivas, únicamente como cortinas de humo, las teorías sobre la conciliación, la ergonomía y diseño del lugar de trabajo y hasta el diseño organizacional, buscando recuperar esa productividad perdida, clave de cara a la esperada recuperación de las economías.
Es necesario pues, aproximarse de una manera realista al verdadero motivo de la baja productividad. Para hablar de productividad, hay que hablar de trabajo, y para ello, nos vamos a centrar en lo que ocurre en el lugar de trabajo.
Lo primero que deciden las compañías, es juntar a la gente en un único lugar, que o compran o alquilan, dedicando después ingentes cantidades de dinero a amueblarlo y decorarlo con la vana esperanza de que solo con eso el rendimiento y la inspiración nazcan espontáneamente. Algunos incluso creen que los factores realmente diferenciales pasan por tener un frigorífico a habilitar una sala con un billar (esto último ya las sitúa directamente entre las top en el ranking de preferidas para trabajar).
Todo esto, a priori, podría parecer hasta razonable. Pero si preguntas a la gente ó mejor, nos preguntamos cada uno de nosotros: ¿dónde o cuando eres realmente productivo? ¿Dónde o cuando te surge la verdadera inspiración?, las respuestas son sorprendentes. Desde lugares más o menos exóticos como la terraza de un bar, el sótano, una biblioteca, hasta los momentos más inesperados como viajando, conduciendo, paseando. Hay una relación además, entre la inspiración y aquellos momentos o situaciones que implican desplazamiento. Prácticamente nadie reconoce encontrar rendimiento o inspiración (la inspiración es la verdadera I+D), en su lugar de trabajo. Entonces, ¿Por qué se gastan las empresas tanto dinero en él?
Aquellos que reconocen que les ocurre en el trabajo, inmediatamente matizan su respuesta con un “a primera hora de la mañana”, “a última hora de la tarde” o “los fines de semana”. ¿Cuántos de nosotros hemos sentido que trabajando un sábado por la mañana hemos rendido mucho más que un día entero entre semana?
¿Por qué pasa esto? Porque en el trabajo, sustituyes la jornada laboral por momentos aislados de trabajo. Interrupciones, llamadas, visitas al despacho, reuniones, hacen que sin darnos cuenta lleguemos al fin de la jornada saltando de una tarea a otra, siempre con duraciones máximas de menos de 20 minutos. Entonces, al final del día, intentas repasar lo que has hecho: llegaste, leíste los correos, asististe a las reuniones, hiciste y contestaste llamadas... pero en realidad no hiciste nada relevante. Y si hiciste algo, incluso muchas cosas, probablemente no acabaste ninguna. Todos hemos pasado por esto.
Para desarrollar un trabajo, se requiere creatividad, tiempo para pensar, y para esto, necesitamos periodos de tiempo sin interrupciones. No puedes diagnosticar, pensar y solucionar un problema o tarea compleja en quince minutos.
Con una jornada de ocho horas, ¿cuántos recordáis haber tenido siete horas reales de trabajo? ¿Y cinco? ¿Tres? Muy poca gente puede disponer de periodos de tiempo largos sin interrupciones. Por eso, para concentrarnos y trabajar buscamos otros lugares y momentos. Únicamente para evitar las distracciones.
Curiosamente, dos actividades tan opuestas como trabajar y dormir, están curiosamente relacionadas. Ambas se basan en etapas y alterarlas o interrumpirlas les quita toda la efectividad.
Nos desplazamos a la oficina para intentar evitar las distracciones que podríamos encontrar por ejemplo en casa, aunque el verdadero motivo es que en las empresas necesitan ver a las personas, para saber así que están trabajando. Las distracciones en casa, o incluso en el trabajo, son voluntarias y recaen por tanto en la responsabilidad de cada uno. Tú decides cuando distraerte. El verdadero problema está en las distracciones e interrupciones involuntarias, que son las que realmente impiden acabar el trabajo e inciden directamente en la productividad. Pero ¿qué tipo de interrupciones podemos encontrar en la oficina? Lo primero que les viene a la cabeza a los directivos es el acceso a Youtube, redes sociales como Facebook y Twitter o cualquier otro tipo de contenido de Internet. Y claro, lo prohíben. ¿Qué está pasando? ¿Estamos en Cuba? ¿es realmente una pausa para ver un video, tomar café o fumar la verdadera causa de la baja productividad?
El estadounidense J. Fryed, habiendo detectado lo anterior, identificaba la causa del problema: los M&M`s. No, no son esas pequeñas chocolatinas revestidas de azúcar, sino los “Managers & Meetings” Estos son los problemas reales de las empresas actuales y causantes principales de la baja productividad en el trabajo. En todos aquellos lugares y momentos que comentábamos antes en los que la gente reconoce que trabaja a pleno rendimiento y encuentra la inspiración, podemos encontrar múltiples posibles distracciones, pero nunca encontraremos ni directivos ni tenemos reuniones (bueno, o sus primas hermanas las conference call”).
Los directivos básicamente son gente que cuyo trabajo consiste en interrumpir a la gente. Ellos realmente no trabajan, por lo que tienen que asegurarse que los demás lo hacen, ya no solo juntándolos a todos físicamente para poder controlarlos como comentábamos antes, sino con el único objetivo de interrumpirles.
La tarjeta de visita de las interrupciones suele ser algo así como: “¿Cómo va?”, “¿Cómo llevas lo que te pedí?” pequeñas frases que son llaves de puertas hacia largas interrupciones. ¿Por qué la persona que te paga por trabajar te interrumpe e impide que lo hagas? Mientras fuera de la oficina el minuto dura exactamente sesenta segundos, la persona que interrumpe en tu despacho con ese sainete de “¿Tienes un minuto?, ¿es solo un minuto?, ¿algo muy rápido?” lo consume ya solo con la introducción. Lo que ocurre después ya lo conocéis todos, puedes llegar hasta a ver un cambio de estación durante dicha interrupción.
Pero hay algo peor que estas interrupciones, y son las reuniones. Además de generalmente inútiles son toxicas, las reuniones son contagiosas y tienen efectos mortales en la productividad. Las hay espontáneas, que nacen con el “iniciador”, que va incorporando al resto de participantes cual afluentes a lo largo del pasillo, y que obligan a abandonar inmediatamente lo que estamos haciendo. Aunque las planificadas son el mayor atentado a la coherencia y el sentido común, ya que suponen la planificación de la improductividad. En las reuniones se suelen tratar temas sin importancia y si la tienen, suelen venir decididos de antemano. Porque las reuniones no son trabajo. Porque gestionar no es hacer gestiones. En la mayoría de las reuniones se habla de las cosas que tendrán que hacerse después de la reunión, pero no se trabaja en ellas. Cuando un directivo se encuentra en su despacho (no está de viaje, ni de comida), siente un impulso incontrolable que le lleva inmediatamente a convocar una reunión.
Lo peor de todo, es que las reuniones se reproducen, acaban teniendo vida propia. Una reunión lleva a otra reunión. Para mantener una reunión, necesitamos agrupar a la gente (hay que amortizar la inversión realizada en el espacio), pero ese no es el principal problema de este mal endémico. Siempre hay demasiada gente convocada en las reuniones. ¿A cuántas reuniones hemos asistido sin saber a lo que íbamos?, ¿de cuantas hemos salido sin entender porque nos habían convocado?, ¿a cuantas hemos llevado gente de nuestro departamento únicamente para igualar el número de asistentes departamentos asistentes? Y eso cuesta ingentes cantidades de dinero a las empresas. Creemos que una reunión de una hora es de una hora. Pero no, una reunión de una hora con diez asistentes es una reunión de diez horas. Diez horas de productividad perdida, incrementadas por el coste de la interrupción y muchas veces con un coste hora muy elevado por el perfil o cargo de los asistentes. Quizás lo podrían haber solucionado dos personas en unos minutos, pero parece que necesitemos esos despliegues de poder en las organizaciones.
Una vez detectado que el problema son los directivos y las reuniones, Fryed, plantea algunas alternativas o soluciones, que permitan recuperar el lugar de trabajo como el sitio adecuado para trabajar:
En su día, se puso de moda el “Casual Friday” o viernes casual, que permitía cierto relajamiento en el vestuario. Si tenemos un “viernes casual”, ¿qué tal un “jueves sin hablar”?. Bueno, aunque sea solo por la tarde. Nadie puede hablar con nadie, solo silencio y trabajo. Nos sorprendería la cantidad de trabajo que se puede realizar si nadie habla con nadie. ¿y un “lunes sin reuniones”?. El efecto sería muy similar.
Pasemos de la comunicación activa (hablar cara a cara, saludar, tener reuniones) a modelos menos intrusivos y más pasivos de comunicación como la mensajería instantánea y el correo electrónico (o cualquier otra herramienta de colaboración. La gente piensa que estas herramientas distraen, pero lo hacen en el momento en el que tu decidas. Puedes cerrar o minimizar el correo electrónico, pero no puedes minimizar a la gente. Así es posible planificar el trabajo, y las propias interrupciones. Una vez acabada una tarea, puedes comprobar el correo electrónico. Hay muy pocas cosas urgentes que justifiquen una interrupción.
La última, y esta es más arriesgada, si tienen capacidad y poder suficiente, cancelen la próxima reunión que tengan. Eliminen las reuniones periódicas, son como una condena.
Al igual que hemos aprendido que no hay que motivar a la gente, sino que no hay que desmotivarla, si tienen gente a su cargo, déjenles trabajar. Quizás sean pensamientos, ideas o propuestas algo provocadoras, pero merece la pena probarlo, los resultados pueden ser sorpren
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Desde ayer tengo la Google Pixel C y sólo puedo decir que me parece una maravilla, sin entrar en comparaciones con el iPad. Desde siempre he utilizado Android y me parece que, con esta tablet, Google ha dado un gran paso en lo que a acabados se refiere, algo que hasta el momento no habían hecho.
Encantado, como digo, con la pedazo de pantalla, la fluidez y el sistema operativo